CGV coach sportif : les clauses qui évitent les litiges

Pour des CGV coach sportif opposables, faites-les accepter avant la première séance et traitez séparément l’annulation, le report, les séances prépayées et la rétractation. Un client consommateur dispose en principe de 14 jours pour se rétracter après un contrat conclu à distance ou hors établissement, sauf exception applicable ou demande expresse de commencer la prestation avant la fin de ce délai, selon Service-Public.fr, mis à jour en 2025.

Ce guide vous donne une structure exploitable, mais il ne remplace pas une validation juridique de vos offres. Pour cadrer aussi votre immatriculation, votre assurance et votre déclaration d’activité, consultez le parcours complet pour devenir coach sportif indépendant.

CGV coach sportif : commencez par le bon document

Les CGV ne sont pas le planning et ne remplacent pas toujours un devis. Elles fixent les règles communes de votre activité : qui contracte, ce qui est vendu, à quel prix, pendant combien de temps et que se passe-t-il lorsqu’une séance ne peut pas avoir lieu.

Le devis ou le formulaire de réservation contient ensuite les éléments variables : formule choisie, nombre de séances, créneau, adresse, prix total et date de début. Le contrat de prestation est l’ensemble formé par ces éléments et les CGV acceptées. Pour une offre récurrente, ajoutez la périodicité, la durée d’engagement et la procédure de résiliation.

En B2C, présentez les informations essentielles avant la conclusion du contrat, sur un support que le client peut conserver. La DGCCRF rappelle les informations à communiquer dans les CGV : identité et coordonnées du professionnel, prix, modalités d’exécution, paiement, réclamations, garanties lorsqu’elles s’appliquent et médiation de la consommation. Une page web modifiable seule est moins solide qu’un PDF daté envoyé par e-mail après acceptation.

En pratique, faites cocher une case distincte indiquant que le client a pris connaissance et accepte les CGV, puis conservez la version applicable à la date de commande. Ne prévoyez pas une case précochée et ne renvoyez pas uniquement vers une page générale sans conserver la preuve de la version acceptée.

La structure clause par clause à reprendre

Clause	Ce qu’elle doit préciser	Preuve à conserver
Parties	Nom commercial, identité, adresse, SIREN, e-mail et téléphone du coach	Version datée des CGV
Prestation	Format, durée, lieu, matériel inclus et limites de la mission	Devis ou réservation
Prix et paiement	Prix total, TVA applicable, échéance, acompte ou prépaiement	Facture et reçu
Annulation et report	Délai, procédure, conséquence financière et exceptions	Message horodaté du client
Données et litiges	Traitement des données, réclamation, médiateur compétent	Historique des échanges

1. Identité, périmètre et réservation

Indiquez la personne qui vend la prestation et celle qui l’achète. Écrivez ensuite ce qui est compris : séance individuelle ou collective, durée effective, lieu, accès à un programme entre deux séances, compte rendu éventuel et canaux de communication. Cette précision évite qu’un échange informel soit interprété comme un service supplémentaire inclus.

Ajoutez une règle simple : la réservation est ferme lorsque le devis ou le formulaire est accepté et, si vous le prévoyez, lorsque le paiement ou l’acompte est reçu. Le créneau ne doit pas être présenté comme définitivement réservé avant cette étape.

2. Prix, paiement et facturation

Présentez le prix total dû et non seulement un prix par séance si le client achète un pack. Précisez la date d’exigibilité, les moyens de paiement acceptés, la gestion d’un paiement refusé et le document remis. Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, utilisez la mention fiscale correspondant à votre situation ; ne laissez pas le client déduire la TVA d’un montant qui ne la comprend pas.

Votre clause ne doit pas autoriser une modification unilatérale du prix d’un pack déjà payé. Pour une formule mensuelle, indiquez le nouveau prix, le délai d’information et la possibilité de mettre fin à la formule lorsque le changement est substantiel.

3. Durée et validité des séances prépayées

Pour chaque pack, inscrivez le nombre de séances, la date de départ, la date d’expiration et les règles de suspension. Il n’existe pas une durée universelle qui rendrait automatiquement tous les packs valables ou invalides : c’est votre clause claire, cohérente avec l’offre et acceptée avant paiement, qui organise cette période, sous réserve des règles protectrices du consommateur.

Précisez au minimum si une séance non utilisée est remboursable, transférable ou perdue à l’échéance, et ce qui arrive lorsque vous êtes à l’origine de l’interruption. Une clause équilibrée prévoit généralement une prolongation ou un remboursement au prorata si le coach ne peut plus exécuter la prestation. Évitez la formule « aucun remboursement en aucun cas », trop large pour traiter toutes les situations.

Annulation, report et absence : rédiger une règle applicable

Ne mélangez pas quatre événements : annulation dans le délai prévu, annulation tardive, absence sans message et annulation par le coach. Pour chacun, indiquez le canal valable, le moment retenu et la conséquence. Un message vocal non consulté n’offre pas la même preuve qu’un e-mail ou une action horodatée dans un outil de réservation.

Vous pouvez retenir, par exemple, un délai commercial de 24 heures avant le créneau. Ce n’est pas un délai légal universel : c’est une règle contractuelle qui doit être affichée avant l’achat. Vous pouvez alors prévoir qu’une annulation tardive consomme la séance ou reste due lorsque le créneau a été réservé exclusivement au client. Si vous choisissez cette solution, prévoyez une exception pour une impossibilité sérieuse et un mécanisme de report limité, plutôt qu’un pouvoir discrétionnaire impossible à appliquer de façon constante.

Votre clause doit aussi dire ce que vous faites lorsque vous annulez : remboursement de la séance, report prioritaire ou prolongation de la validité du pack. Ne promettez pas une disponibilité illimitée si votre agenda ne le permet pas.

Trame à adapter : « Toute demande d’annulation ou de report est adressée par [canal] au moins [délai] avant l’horaire prévu. Dans ce délai, la séance est reportée [conditions]. En dehors de ce délai ou en cas d’absence, la séance est [facturée ou décomptée], sauf [exceptions précisément définies]. Lorsque l’annulation vient du prestataire, le client choisit entre report et remboursement de la prestation non exécutée. »

Cette trame ne doit pas être copiée sans vérifier vos modalités de vente, notamment si vous intervenez au domicile du client, en visio ou sur un abonnement.

Certificat médical, force majeure et responsabilité

Le certificat médical

Ne présentez pas le certificat médical comme une obligation générale applicable à tout coaching privé. Les exigences peuvent dépendre de l’activité, du cadre dans lequel elle est pratiquée, de l’assureur et des règles de la structure qui accueille la séance. Demandez à votre assureur ce qu’il exige pour vos publics et vos activités, puis écrivez une clause cohérente avec cette réponse.

Vous pouvez demander au client de signaler les informations utiles à la sécurité de la séance et de vous informer d’une contre-indication connue, sans collecter un diagnostic détaillé par habitude. Les informations de santé sont sensibles : limitez les données recueillies à ce qui est nécessaire, indiquez leur usage et contrôlez les accès. Une case « je certifie être apte » ne vous autorise pas à ignorer une situation manifestement dangereuse ni à exclure toute responsabilité du professionnel.

La force majeure

L’article 1218 du Code civil définit la force majeure comme un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées. Consultez le texte de l’article 1218 du Code civil, dans sa version consultée en 2025.

Votre clause doit prévoir la procédure : prévenir rapidement, suspendre ou reporter la séance, conserver ou rembourser le crédit correspondant et informer le client de la reprise. N’écrivez pas que tout retard, déplacement personnel ou baisse de clientèle constitue une force majeure. Une interdiction administrative ou un événement rendant réellement la séance impossible peut être analysé différemment d’un simple manque d’organisation.

Assurance et limites de responsabilité

Indiquez que vous disposez d’une assurance responsabilité civile professionnelle adaptée, sans transformer cette mention en garantie de résultat. Ne demandez pas au client de renoncer par avance à tout recours et ne tentez pas d’exclure les dommages qui résulteraient de votre propre faute. Les CGV organisent la relation ; elles ne remplacent ni votre contrat d’assurance ni vos obligations de prudence.

Rétractation et règlement d’un désaccord

Si le client commande sur votre site, par e-mail ou via un lien de paiement, examinez le droit de rétractation avant de confirmer la réservation. Pour un contrat de service à distance ou hors établissement, le délai est en principe de 14 jours. Si vous ne fournissez pas l’information obligatoire sur ce droit, le délai peut être prolongé de 12 mois. Ces règles et leurs exceptions sont détaillées par Service-Public.fr, référence consultée en 2025.

Si le client demande expressément que le coaching commence avant la fin du délai, conservez cette demande sur un support durable. En cas de rétractation pendant l’exécution, le professionnel peut demander le paiement de la partie déjà réalisée lorsque les conditions légales sont réunies. Si la prestation a été entièrement exécutée après accord exprès et renoncement prévu par les règles applicables, le droit peut disparaître. Une réservation à une date précise peut aussi relever d’une exception, mais ne l’appliquez pas automatiquement à toutes les séances : qualifiez d’abord votre offre.

Lorsque la rétractation est valable, le remboursement doit en principe intervenir dans les 14 jours suivant l’information du professionnel, sous réserve des règles permettant de différer le remboursement dans certains contrats. Écrivez la procédure de demande, le moyen de remboursement et l’adresse de contact.

Pour les réclamations, donnez une adresse e-mail et un délai réaliste de réponse. Si le client consommateur n’obtient pas de solution après sa réclamation écrite, il doit pouvoir saisir gratuitement le médiateur de la consommation dont vous indiquez les coordonnées. La fiche officielle sur la médiation de la consommation, consultée en 2025, rappelle les conditions de cette démarche. Ne renseignez pas un médiateur au hasard : vous devez avoir adhéré à son dispositif avant de l’inscrire dans vos CGV.

Le protocole en 7 jours pour mettre vos CGV en service

1. Jour 1 : listez vos offres, lieux, publics, modes de réservation, prix et échéances. Séparez les séances à l’unité, les packs et les abonnements.
2. Jour 2 : rédigez les clauses de prestation, paiement, durée et validité. Ajoutez les mentions correspondant à votre statut et à votre régime de TVA.
3. Jour 3 : écrivez trois scénarios d’annulation : dans le délai, hors délai et annulation par le coach. Vérifiez que chacun produit une action concrète dans votre agenda et votre facturation.
4. Jour 4 : traitez le certificat médical, les données de santé, la force majeure, l’assurance et la rétractation. Demandez à votre assureur de relire les points liés à votre activité.
5. Jour 5 : faites relire le document par un professionnel du droit si vous vendez des abonnements, intervenez à domicile ou proposez des packs importants financièrement.
6. Jour 6 : testez un parcours client complet avec une adresse e-mail personnelle : réservation, acceptation, paiement, réception du PDF, demande d’annulation et réclamation.
7. Jour 7 : archivez la version publiée et la preuve d’acceptation pour chaque client. Conservez vos factures pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, conformément aux indications administratives consultées en 2025 sur la conservation des documents d’entreprise.

Une fois ce protocole terminé, ne modifiez pas silencieusement les CGV en cours de contrat. Datez chaque nouvelle version et faites-la accepter lorsque la modification concerne une nouvelle commande ou une évolution contractuelle réellement applicable.

Un outil de gestion peut centraliser les versions, l’acceptation, les réservations et les preuves de paiement, mais il ne décide pas si votre clause est juridiquement valable. Découvrez les fonctionnalités de CoachElev Pro pour réduire le suivi manuel, puis faites valider le contenu juridique lorsque votre activité présente des cas particuliers.